!Wat is Unified Communications of "UCaaS"?
Bedrijfscommunicatie is in de loop der jaren steeds complexer geworden, maar ook steeds meer een vereiste, in het bijzonder met de opkomst van telewerken. Of u of uw klanten nu liever per telefoon, e-mail, bericht ("Corporate WhatsApp") of via video calls communiceren, alles moet met elkaar worden verbonden en gesynchroniseerd naar gelang ieders voorkeur.
De beste manier om dat te doen? Met Unified Communications. Die geven uw bedrijf de basis voor transparante en doeltreffende communicatie, zowel extern als intern.
A. Wat is Unified Communications?
Unified Communications, afgekort UCaaS (acroniem voor "Unified Communication as a Service") verwijst naar een reeks communicatie- en samenwerkingstools voor bedrijven, verzameld in één enkel systeem in de Cloud. UCaaS-oplossingen brengen bedrijfstelefonie, virtuele vergaderingen, instant messaging (corporate chat) en contact center samen in één enkele toepassing.
Zij zijn bedoeld om het telefoonsysteem van bedrijven te optimaliseren, de interne en externe communicatie te vergemakkelijken en de samenwerking tussen teamleden te verbeteren.
Deze cloud communicatietools zijn beschikbaar op elk moment dat u toegang heeft tot het internet. U hebt toegang tot het communicatieplatform vanaf uw computer of vanaf uw smartphone via een App. U kunt het ook verbinden met een vaste IP-telefoon op uw desktop.
B. Waarom kiezen voor Unified Communications?
Misschien gebruikt u al zo lang traditionele telefonie dat het moeilijk kan zijn om de overstap naar UCaaS te overwegen. Sommige telefoondiensten waaraan u gewend bent geraakt, hebben misschien al wat u nodig hebt.
Wat de meeste gebruikers na de overstap hebben ondervonden, is dat de keuze voor een UCaaS-oplossing hun organisatie flexibiliteit biedt, meer geavanceerde functies, meer efficiëntie door integraties (met uw CRM of andere), aanzienlijke besparingen en nog veel meer.
Laten we eens dieper in de voordelen duiken.
1. Meer efficiëntie
Effectieve communicatie is een essentiële voorwaarde om de productiviteit en groei van een bedrijf te bevorderen: zowel extern (met uw klanten en leveranciers) als intern (goede samenwerking tussen uw medewerkers). Ineffectieve bedrijfscommunicatie zorgt voor spanningen en onnodige kosten. De ideale oplossing is het gebruik van een Unified Communications-platform waarbij al uw communicatietools in één enkele interface worden gegroepeerd.
Met Unified Communications creëert u een basis voor effectieve communicatie onder collega's. Dankzij een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke interface wordt de manier waarop uw teams werken verbeterd en werken uw collega's vlotter samen. Uw collega's kunnen elkaar bellen, instant messaging gebruiken, schermen delen in virtuele vergaderruimtes, elkaar documenten sturen en nog vele andere functies; en dat alles gebeurt natuurlijk in real time. Met een Unified Communications platform is communiceren en samenwerken nog nooit zo eenvoudig geweest!
2. Aanwezigheidsbeheer
Het profiel van elke persoon is zichtbaar voor alle collega's. Uw profiel wordt omschreven als: beschikbaar, online, in vergadering, met verlof, enz. Weten of uw collega's beschikbaar zijn of niet is zeer nuttig voor onderlinge communicatie. Stel dat een klant het algemene nummer belt en vraagt om te spreken met mevrouw X. U kunt direct zien dat deze persoon in vergadering is en kunt de klant bijvoorbeeld over 30 minuten terugbellen wanneer hij weer beschikbaar is.
Het profiel van een persoon bepaalt ook hoe hij of zij bereikbaar is. Als de klant mevrouw X rechtstreeks belt en zij heeft een vergadering in haar Google- of Microsoft-agenda, kan zij van tevoren bepalen of de oproep doorgaat of niet. Ofwel beslist ze om het gesprek door te laten gaan ondanks het feit dat ze in een vergadering zit, ofwel beslist ze op voorhand dat al haar oproepen automatisch worden doorgeschakeld naar haar voicemail of naar een collega wanneer ze in een vergadering zit.
Hetzelfde systeem geldt voor uw werktijden. Als u bijvoorbeeld tot 18.00 uur werkt, kunt u in het platform instellen dat alle oproepen na 18.00 uur direct naar uw voicemail worden gestuurd. Deze functie helpt werknemers werk en privé in balans te houden.
3. Kostenbesparing
In plaats van afzonderlijke betalingen voor een bedrijfstelefoonsysteem, instant messaging tool, uw licentie voor virtuele vergaderingen en andere communicatiesoftware, kunt u ervoor kiezen al uw samenwerkingstools te migreren in één UCaaS-platform. Door te profiteren van een "alles-in-één" tool, bespaart uw bedrijf aanzienlijk, terwijl de productiviteit van uw medewerkers tegelijkertijd toeneemt. In het algemeen besparen de meeste bedrijven die voor UCaaS kiezen duizenden euro's per jaar.
Als u nog over een traditioneel telefoonsysteem beschikt, bespaart u ook op alle kosten die verband houden met de installatie en het onderhoud van de telefooncentrale op locatie, zonder dat u daarvoor moet investeren.
4. Eenvoudige en simpele facturatie
UCaaS-oplossingen combineren telefonie, callcenter en samenwerkingstools met slechts een paar klikken en zijn aangepast aan de operationele en budgettaire behoeften van bedrijven.
Ze maken doorgaans gebruik van een licentie gebaseerd businessmodel, waarbij u alleen betaalt voor wat u effectief gebruikt. U kunt makkelijk nieuwe gebruikers toevoegen of een abonnement opzeggen als iemand ontslag neemt of wordt aangenomen. Zo kunt u oude abonnementen opzeggen die uw bedrijf geld kosten, lang nadat een van uw werknemers van werkplek is veranderd. U heeft ook een beter overzicht van uw uitgaven omdat de communicatiekosten van het bedrijf worden gegroepeerd op één factuur.
5. Altijd aan de top op technologisch gebied
Oude communicatieoplossingen waren ingewikkeld om te installeren, bij te werken en te beheren. Er moesten dure consultants worden ingeschakeld om de parameters te wijzigen en de capaciteit van het fysieke systeem beperkte de ruimte voor uitbreiding naarmate het bedrijf groeide. Moderne, cloud gebaseerde UCaaS-oplossingen zijn eenvoudig en intuïtief te installeren én te beheren. Ze worden automatisch bijgewerkt, zodat u altijd toegang hebt tot de laatste versie van de software.
Dankzij de automatische update van nieuwe functies in het UCaaS platform hoeft u uw bestaande systeem niet meer te vervangen om toegang te krijgen tot de nieuwste snufjes.
6. Werken op afstand
Een van de groeiende uitdagingen voor bedrijven is het handhaven van effectieve communicatie terwijl ze hun werknemers flexibele werkschema's en telewerken aanbieden. Met een UCaaS-oplossing in de cloud kan iedereen overal, altijd en op elk apparaat werken. Naast uw desktop IP-telefoon kunt u namelijk met apps (Windows, Mac, Android, iOS) uw communicatie intuïtief beheren op al uw apparaten (pc, smartphone, tablet).
Of u nu werkt vanuit kantoor, vanuit huis of telefoneert vanuit uw auto, u gebruikt één enkel platform.
Dat laatste is cruciaal voor bedrijven met meerdere vestigingen. De communicatie van deze bedrijven kan voor alle sites op één plaats worden samengebracht en de factuur zal ook makkelijker te analyseren zijn.
7. Integraties met uw CRM en andere bedrijfssoftware
Traditionele communicatieoplossingen kunnen weken duren om te installeren en te configureren en geven u niet de mogelijkheid om uw PBX, CRM/ERP en samenwerkingstools met elkaar te integreren. UCaaS-oplossingen integreren eenvoudig met uw werktools om uw productiviteit te verbeteren.
Een basisversie van Unified Communications bundelt doorgaans telefonie, PBX, instant messaging en videogesprekken in één systeem. Over het algemeen kunt u ook verschillende tools integreren die het bedrijf al gebruikt, zoals CRM-systemen, ticketing of analytische tools zoals Power BI.
Naarmate het aantal verschillende communicatiekanalen toeneemt, is het essentieel dat ze effectief op elkaar inspelen. Het samenbrengen van al uw kanalen in één uniform platform heeft vele voordelen. Door een UCaaS-platform te integreren met uw werktools (CRM/ticketing/analytics) verbetert u de efficiëntie van uw medewerkers en laat u hen zich concentreren op de klant in plaats van zich van de ene tool naar de andere te verplaatsen. Met bepaalde tools kunt u ook taken automatiseren.
8. Gedetailleerde statistieken en minder gemiste oproepen
Met UCaaS diensten kunt u eenvoudig statistieken verzamelen over alle communicatie binnen uw bedrijf. Met deze statistieken kunt u rapporten genereren, ze integreren met Power BI om meer gedetailleerde informatie te krijgen, serviceniveaus, gemiddelde wachttijd en gemiste oproepen controleren vanuit een real-time dashboard. U kunt ook bijhouden hoe uw medewerkers hun communicatiemiddelen gebruiken en zich zo organiseren dat u met zo min mogelijk inspanning het meeste uit die middelen haalt.
Met Unified Communications krijgt u een overzicht van de communicatie binnen uw bedrijf. U hebt bijvoorbeeld een goed overzicht van uw wachtrijen in real time. Zo kunt u op basis van concrete gegevens snel beslissingen nemen om het beheer van uw wachtrijen te optimaliseren en hoeft u geen gesprekken meer te missen.
9. Beheer het platform zelf
Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van ons platform is het niet langer nodig om externe hulp in te schakelen om wijzigingen door te voeren. In enkele seconden beheert u uw telefonieplatform of voegt u gebruikers toe. Als beheerder kunt u via één portaal gebruikers, oproepstromen, statistieken, enz. beheren. U kunt ook de verschillende licenties (telefonie, callcenter, gespreksopname, enz.) toewijzen volgens de specifieke behoeften van elke gebruiker om uw kosten te optimaliseren.
Wat uw klanten betreft, kunt u hun oproepen zo routeren dat ze altijd de juiste persoon op de meest doeltreffende manier kunnen bereiken.
10. Tevreden klanten
Een consistent en eenduidig klanttraject bouwt het vertrouwen van klanten in uw merk op, verhoogt de verkoop en maakt klanten meer tevreden. Met Unified Communications zult u merken dat de communicatie met uw klanten vlotter en efficiënter verloopt - van het eerste contact met de klant tot de klantenondersteuning. Door uw telefoon met uw CRM te verbinden, kunt u bijvoorbeeld een melding ontvangen met details over die klant (naam, bedrijf, enz.) zodra de klant u belt en met 1 klik het klantendossier in uw CRM openen.
U kunt dus het gesprek aanpassen zodra u gebeld wordt: "Hallo meneer X, ik neem aan dat u me belt voor nieuws over ...". Met een UCaaS-platform geeft u uw medewerkers betere mogelijkheden om een betere customer journey te creëren.
C. Enkele vragen en antwoorden
- Wat als ik een deel van de communicatie uitbesteed? Als ik bijvoorbeeld een callcenter heb, kan ik dan nog steeds UCaaS gebruiken?
Zeker! Veel van de huidige UCaaS diensten bieden zelfs dezelfde functionaliteit als een apart, extern callcenter, wat betekent dat u nog meer kunt besparen op uw communicatiebudget.
- Hoe zal een cloud gebaseerde Unified Communications-oplossing de productiviteit en communicatie binnen mijn organisatie bevorderen?
Unified communications maakt het voor uw medewerkers gemakkelijker om met elkaar en met klanten te communiceren. Met de UCaaS-oplossing kunnen uw medewerkers gebruik maken van alle verschillende communicatiemiddelen die de moderne technologie biedt: telefoongesprekken, videogesprekken, instant messaging, e-mail en SMS, allemaal in één gebruiksvriendelijk systeem.
- Waarom is een UCaaS-oplossing beter voor mijn communicatiebudget?
Met uw traditionele PBX-telefoonsysteem kan het zijn dat voor verschillende functies of functies aparte hardware of software nodig is. Wanneer u overstapt op een UCaaS-oplossing, zijn al uw huidige functies - en potentieel veel nieuwe functies - in de dienst inbegrepen. Het betekent ook dat alle gerelateerde elementen en diensten kunnen worden gebundeld in één UCaaS-budget. Wanneer u alles onder één UCaaS-oplossing bundelt, kunt u kosten besparen en hebt u slechts één provider en één systeem voor al uw diensten.
Over ALLOcloud ??
Onze Unified Communications (UCaaS) oplossing is ontworpen met als enige doel onze klanten efficiënter te laten werken tegen een lagere kostprijs. Het biedt u een geavanceerde telefonie- en samenwerkingsoplossing die tegelijkertijd zeer eenvoudig te beheren en te gebruiken is.
Onze apps (Windows, Mac, Android, iOS) garanderen gebruikers een gebruiksvriendelijk en doeltreffend communicatiesysteem. Integraties met uw bedrijfssoftware bevorderen de klanttevredenheid.
Klaar om te upgraden naar UCaaS? Neem contact met ons op voor meer informatie over deze oplossing en de voordelen ervan voor uw dagelijkse communicatie.